3. Consideraciones para la implementación del área informática

3.1. Niveles de planeación.


Planeación estratégica

La planeación es donde se previene, se anticipa a situaciones que pueden llegar a afectar a la empresa, ya sea de una forma positiva o negativamente. Buscar la forma de anticiparse a los cambios o los sucesos futuros, enfrentarlos y catalizarlos para bien.

Es el proceso mediante el cual los ejecutivos trazan la dirección a largo plazo de una entidad estableciendo objetivos específicos en el desempeño, tomando en cuenta circunstancias internas y externas para llevar a cabo los planes de acción seleccionados.

Esto suele llevarse a cabo dentro de las organizaciones en el nivel directivo, o el más alto nivel de mando, la cual se realiza por medio de tácticas y procedimientos empleados para el logro de un objetivo específico o determinado, se planifica a largo plazo más de 5 años.

La Planificación estratégica también consiste en planear estrategias en toda materia, o en la vida cotidiana de toda persona. La estrategia en la educación física se utiliza en todos los juegos. Por medio de la interacción entre los niveles estratégicos se puede llegar a lo acordado.

Sus principales Características son:

·Está proyectado a largo plazo, con sus efectos y consecuencias previstos a varios años.

·Cobija la empresa como una totalidad abarca todos los recursos y áreas de actividad y se preocupa por trazar los objetivos a nivel organizacional.

·Es definida por la cima de la organización y corresponde al plan mayor, al cual están subordinados todos los temas.

Planeación táctica

La parte táctica es un proceso continuo y permanente, orientado al futuro cercano, racionalizando la toma de decisiones, determinando las acciones. Y es sistémico, ya que es una totalidad formada por el sistema y subsistemas, visto desde un punto de vista sistémico. Es iterativo, ya que se proyecta y debe ser flexible para aceptar ajustes y correcciones. Es una técnica cíclica que permite mediciones y evaluaciones conforme se ejecuta. Es dinámica e interactiva con los demás, y es una técnica que coordina varias actividades para conseguir la eficiencia de los objetivos deseados.

La incertidumbre provocada por las presiones e influencias ambientales debe ser asimilada por la parte intermedia o táctica. Se debe convertir e interpretar en las decisiones estratégicas, del nivel más alto, en planes concretos en el nivel medio. Se convierte en planes que se pueden emprender y, a su vez, subdividir y detallar en planes operacionales a ejecutarse en el nivel operativo.

Sus  principales características son:

·Esta proyectada para el mediano plazo generalmente para el ejercicio anual

·Cobija cada departamento, abarca sus recursos específicos y se preocupa por alcanzar los objetivos del departamento.

·Es definida en cada departamento de la empresa.

Planeación operativa

Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza un microplaneamiento de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla cómo deberán alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la planeación se dan en el nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la parte táctica, la obtención de resultados.

La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base en los procesos programables y las técnicas computacionales. Se trata de convertir una idea en realidad, o ejecutar el propósito de una acción a través de varias vías, se trabaja a corto plazo generalmente a menos de 1 año.

Sus principales características son:

·Está proyectada para el corto plazo generalmente para lo inmediato.

·Cubre cada tarea o actividades aisladamente y se preocupa por alcanzar metas específicas.

·Está definida para cada tarea o actividad.

Planeación normativa

Se refiere a la conformación de normas, políticas y reglas establecidas para el funcionamiento de una organización. Se apoya en la conformación de estándares, metodologías y métodos para el correcto funcionamiento de las actividades planeadas.

La parte normativa se refiere al establecimiento de reglas y/o leyes y/o políticas dentro de cualquier grupo u organización, sobre todo para mantener el control, seguimiento y desarrollo de la planeación, así como el desarrollo de las normas y políticas establecidas. La planeación está estrechamente vinculado con el diseño de la estructura organizativa. Se aplica en áreas muy específicas, que generalmente son las que vigilan y definen aspectos que en otros niveles no es posible delimitar.

3.2. Impacto de los recursos financieros para la calidad del servicio.

Los recursos financieros son uno de los factores más importantes a la hora de prestar un servicio. Por ejemplo:
En algunos casos se requiere una cantidad de herramientas especializadas y suelen tener un costo algo elevado.

Los recursos financieros también influyen a la hora de la expansión de la empresa, lo que por por lo que aumenta el número de ingresos de la empresa.
Se requiere una cierta cantidad de recursos para la creación de un ambiente de trabajo agradable, tanto para los empleados como para los clientes.

Aspectos en los que influye el impacto delos recursos financieros
Cuando hablamos de innovación y mejora de procesos ¿Nos estamos refiriendo a lo mismo?
La innovación, persigue un nivel de cambio radical, mientras que la mejora pretende realizar el proceso en la misma forma, pero con un nivel de eficiencia o efectividad más alto.

Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.
Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.

Cada uno de estos aspectos pueden ser implementados desde un nivel básico hasta el más avanzado e involucra la consideración de esquemas automatizados básicos hasta sistemas de control sofisticados.
Involucra aspectos tales como la administración de activos, sistemas, equipos, escalabilidad, protección del negocio y el área para la atención de usuarios.
Mejora Tecnológica:
La administración de recursos informáticos tiene que ver con la forma en que se planean, organizan, dirigen y controlan los bienes informáticos, de tal suerte que todos los costos involucrados (adquisición, mantenimiento, capacitación, uso, infraestructura, etc.) sean optimizados.
Mejora de procesos

Se incluyen aspectos relacionados con la capacitación del usuario, capacitación del personal de sistemas, motivación del personal de soporte a usuarios.
Si cada uno de los puntos señalados se toma en cuenta para la administración de los recursos informáticos se puede asegurar que los costos
se optimizarán
Buena Capacitación.
Cursos Especializados
Cursos Para Ascender De Puesto
Reciclar Personal
Cambios Generacionales De Personal

3.3. Negociación de contrato.

La negociación de un contrato de trabajo es uno de los momentos clave, más aún cuando en el mercado de trabajo actual ya no es posible la firma de contratos a largo plazo.

La mayor parte de las negociaciones contractuales frustrantes se producen por inseguridad y precipitación.

Para tener éxito y alcanzar los objetivos definidos debes tener respuesta a preguntas como: ¿Porqué me contratan?, ¿Cuáles son tus objetivos?, ¿Qué valor tienen mis competencias para la empresa?, ¿Qué necesidades les puedo ayudar a cubrir?. Paralelamente debes de plantearte las metas de la negociación, o lo que es lo mismo: cuales son los objetivos que deseo alcanzar, y no basarlos únicamente en términos de salario.

La negociación del contrato involucra el proceso de discusión y aceptación de sus términos con la finalidad de llegar a la versión final y aprobada de este.

Negociar un contrato con una marca importante requiere ciertas competencias que no todos los emprendedores tienen. Las habilidades técnicas pueden pasar a segundo plano si se obvian algunos puntos jurídicos. Ten en cuenta los siguientes aspectos legales para sacar el mejor provecho en la negociación y lograr un trato que realmente sea ganar-ganar para ambas partes.
Fijar las reglas
Todo trato necesita de límites claros y mecanismos de trabajo precisos. Se debe definir al tiempo que durará la negociación, dónde se realizará, quiénes serán los actores que tomarán las decisiones y el flujo mediante el cual se llegará a ellos. Además, hay que tener presente las consecuencias por el rompimiento injustificado de diálogo y sus niveles de confidencialidad.
Cláusulas
Todo contrato tiene plazos de ejecución y muchas veces, pese a llegar a un acuerdo, la contraparte puede ir y negociar con la competencia antes de finiquitar el negocio. Para esto, se pueden pedir cláusulas de “derecho de divulgación” o de “derecho de preferencia”, que dan un resguardo al emprendedor para ofertar primero por sobre la competencia. Si hay un interés mutuo, se puede asegurar el trato al firmar un contrato de promesa, donde se acuerde que el contrato definitivo se cerrará en un tiempo determinado y por los montos acordados.
Acuerdo de Divulgación
Tener como cliente a una marca importante siempre será valioso para un emprendedor. Más valioso aún si se puede difundir y dar a conocer a este cliente. Por lo mismo, el emprendedor debe negociar y pedir la autorización explícita para la utilización de logos de la empresa en la web o para el marketing del emprendimiento.
El pago
El capital en caja para un emprendedor es vital para el funcionamiento de la empresa. Por lo mismo, se debe definir el plazo de los pagos por servicios y productos. Debe quedar estipulado expresamente en el contrato, ya sea en 30, 60 o 180 días, según la disponibilidad del cliente y las necesidades de la pequeña empresa.

La negociación de contrato debe incluir todos los aspectos de operación del Software y del Hardware a implementarse. Aspectos tales como: Actualizaciones, innovaciones, capacitación, asesoría técnica, etc.

La negociación del contrato debe contemplar entre otros los siguientes puntos:

1. Que sea justo

2. Puntos de negociación

3. Precios

4. Capacitación

5. Penalizaciones

6. Posibles problemas que se puedan presentar

7. Convenios, cláusulas y cláusulas integradoras (dejar sin validez cualquier acuerdo previo).

Hay que tomar en cuenta que las diferentes partes del equipo de cómputo tienen diferente tiempo de garantía, por lo que es importante especificarlo en el contrato de la garantía.

La negociación de contratos contendrá las condiciones mutuamente convenidas y la justa y equitativa distribución de beneficios. Estas breves líneas pretenden contribuir, desde la experiencia en estas negociaciones, con la construcción de capacidades en esta materia.

3.4. Garantías y seguros.

Comenzaremos definiendo el termino Garantía, como la seguridad que se ofrece para el cumplimiento de una obligación, ya sea mediante una tercera persona (garantía personal: fianza) o ya sea mediante una cosa o bien determinado (garantía real), que puede ser sobre un bien mueble o sobre un bien inmueble.

 

Garantías reales

En base a esto entendemos como garantías reales aquellas con las cuales se asegura el pago de la obligación principal con uno o varios bienes, que pueden ser del deudor o de un tercero.

En la garantía real el acreedor tiene un derecho de preferencia sobre el bien o bienes afectados, para el cumplimiento de la obligación principal. En la garantía real no hay patrimonio afectado, lo que hay son bienes específicos afectados, sobre los cuales el acreedor tiene ventajas con respecto a otros acreedores del deudor.

Las garantías son accesorias, su existencia depende de una obligación principal; por lo tanto, como accesorias que son, siguen la suerte de esa obligación principal. Las garantías reales aumentan el poder de agresión del acreedor insatisfecho: por una parte, el acreedor garantizado, gracias a su derecho de preferencia, escapa a la ley de concurso con todos los acreedores, y por otra parte, en virtud de su derecho de persecución, puede ejecutar el bien aunque no se encuentre en el patrimonio del deudor.

En las garantías reales se afecta el cumplimiento de la obligación de un bien determinado, sea mueble o inmueble, en virtud de lo cual se otorga al acreedor el derecho de perseguir ese bien, en manos de los terceros que se encuentra.

Efectos de las garantías reales

El efecto fundamental de las garantías reales es el de transformar a los acreedores garantizados en acreedores preferenciales. En tal sentido, satisfacen su crédito antes que los acreedores desprovistos de garantía. Esto es posible mediante la derogación e inaplicación del principio según el cual todos los acreedores gozan de derechos iguales sobre los bienes de su deudor común, es decir, que mediante los derechos reales de garantías se deroga el principio general de igualdad en el pago, consagrado por la ley. Pero es bueno aclarar que el bien o bienes afectados a un crédito siguen siendo la prenda común de todos los acreedores, porque en caso de incumplimiento del crédito garantizado este bien o bienes serán rematados para el pago de todos los acreedores, solo que los acreedores que tienen garantía real cobraran primero que el resto de los acreedores que no tienen garantías, es decir, que estos acreedores cobraran su crédito de la parte restante que quede después de haberse satisfecho el pago de los acreedores preferenciales.

También está previsto en la Ley de Defensa del Consumidor que todos los servicios de reparaciones en general, mantenimiento, acondicionamiento, limpieza o similares gozan de garantía legal, cuando dentro de los treinta días siguientes a la conclusión del servicio se evidencien deficiencias o defectos en el trabajo realizado.

La garantía sobre la prestación de un servicio debe documentarse por escrito y contener la descripción del trabajo, un responsable y el tiempo de vigencia de la misma.

El prestador está obligado a corregir las deficiencias y a reemplazar los materiales y productos utilizados sin cargo La garantía puede ser de tres tipos:

Garantía personal: como, por ejemplo, un aval. Mediante la garantía personal una persona garantiza el pago de una deuda comprometiéndose a pagar ella en el caso de que el deudor principal no cumpliese con su obligación.

Garantía Constitucional: derecho reconocido a todos los ciudadanos por la Constitución política de un Estado.

SEGUROS

El seguro supone la transferencia de riesgos que trata de eliminar algunas de las consecuencias económicas negativas de los siniestros, de forma que el importe de los daños o pérdidas que sufre una parte se distribuyen entre una comunidad de personas que la soporta de forma conjunta, con un efecto mucho menor que si el daño se presentara de forma individual.

Desde el punto de vista macroeconómico, la institución del seguro proporciona dos grandes aportaciones:

Estímulo de la inversión. Según Kenneth Arrow, el desplazamiento del riesgo que supone el seguro es muy provechosa desde un punto de vista social ya que induce el emprendimiento de nuevas actividades económicas y puede afirmarse que en ausencia de actividad aseguradora, el volumen de inversión sería menor y en definitiva disminuiría la renta y el bienestar de la población.

Contribuye a evitar las desigualdades. El seguro evita los empobrecimientos extremos que tienen su causa en fallecimientos o siniestros, contribuyendo a una mayor equidad económica.

Contrato de seguros

El contrato de seguro es aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo es objeto de cobertura a indemnizar, dentro de los límites pactados, el daño producido al asegurado o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones convenidas.

El contratante o tomador del seguro, que puede coincidir o no con el asegurado, por su parte, se obliga a efectuar el pago de esa prima, a cambio de la cobertura otorgada por el asegurador, la cual le evita afrontar un perjuicio económico mayor, en caso de que el siniestro se produzca.

 

3.5. Permiso y licencias, derechos de autor.

El uso de Software no autorizado o adquirido ilegalmente, se considera como pirata y una violación a los derechos de autor.

El uso de Hardware y de Software autorizado está regulado por las siguientes normas.

Toda dependencia podrá utilizar únicamente el hardware y el software que el departamento de sistemas le haya instalado y oficializado mediante el "Acta de entrega de equipos y/o software".

Tanto el hardware y software, como los datos, son propiedad de la empresa. su copia o sustracción o daño intencional o utilización para fines distintos a las labores propias de la compañía, será sancionada de acuerdo con las normas y reglamento interno de la empresa.

El departamento de sistemas llevara el control del hardware y el software instalado, basándose en el número de serie que contiene cada uno.

Periódicamente, el departamento de sistemas efectuará visitas para verificar el software utilizado en cada dependencia. Por lo tanto, el detectar software no instalado por esta dependencia, será considerado como una violación a las normas internas de la empresa.

Toda necesidad de hardware y/o software adicional debe ser solicitada por escrito al departamento de sistemas, quien justificará o no dicho requerimiento, mediante un estudio evacuativo.

El departamento de sistemas instalará el software en cada computador y entregará al área usuaria los manuales pertinentes los cuales quedaran bajo la responsabilidad del Jefe del departamento respectivo.

Los diskettes que contienen el software original de cada paquete serán administrados y almacenados por el departamento de sistemas.

El departamento de sistemas proveerá el personal y una copia del software original en caso de requerirse la reinstalación de un paquete determinado.

Los trámites para la compra de los equipos aprobados por el departamento de sistemas, así como la adecuación física de las instalaciones será realizada por la dependencia respectiva.

La prueba, instalación y puesta en marcha de los equipos y/o dispositivos, serán realizadas por el departamento de sistemas, quien una vez compruebe el correcto funcionamiento, oficializara su entrega al área respectiva mediante el "Acta de

Entrega de Equipos y/o Software".

Una vez entregados los equipos de computación y/o el software por el departamento de sistemas, estos serán cargados a la cuenta de activos fijos del área respectiva y por lo tanto, quedaran bajo su responsabilidad.

Así mismo, el departamento de sistemas mantendrá actualizada la relación de los equipos de computación de la compañía, en cuanto a número de serie y ubicación, con el fin que este mismo departamento verifique, por lo menos una vez al año su correcta destinación.

El departamento de sistemas actualizará el software comprado cada vez que una nueva versión salga al mercado, a fin de aprovechar las mejoras realizadas a los programas, siempre y cuando se justifique esta actualización.

Derechos de autor y licencia de uso de software.

El Copyright, o los derechos de autor, son el sistema de protección jurídica concebido para titular las obras originales de autoría determinada expresadas a través de cualquier medio tangible o intangible.

Las obras literarias (incluidos los programas informáticos), musicales, dramáticas, plásticas, gráficas y escultóricas, cinematográficas y demás obras audiovisuales, así como las fonogramas, están protegidos por las leyes de derechos de autor.

El titular de los derechos de autor tiene el derecho exclusivo para efectuar y autorizar las siguientes acciones:

·Realizar copias o reproducciones de las obras.

·Preparar obras derivadas basadas en la obra protegida por las leyes de derechos de autor.

·Distribuir entre el público copias de la obra protegida por las leyes de derechos de autor mediante la venta u otra cesión de la propiedad, o bien mediante alquiler, arrendamiento financiero o préstamo.

·Realizar o mostrar la publicidad de la obra protegida por las leyes de derechos de autor.

·Importar el trabajo, y realizar actos de comunicación pública de las obras protegidas.